ЭОС

• 26 December 2020 - СЭД «ДЕЛО» внедрила «Служба единого заказчика» Забайкальского края

Бюджетные ограничения 2020 года не помешали успеху проекта Забайкальский край продолжает последовательно развивать электронный документооборот в органах государственной власти и подведомственных структурах. В 2020 году СЭД «ДЕЛО», разработанную компаний ЭОС, внедрила «Служба единого заказчика» региона. В результате часть процессов согласования и внутренних документов учреждения полностью переведены в электронный вид. Поставщиком ПО и исполнителем проекта стал «золотой партнер» ЭОС – барнаульская компания «КС-Консалтинг». На старте: бумажный документооборот плюс опыт работы в базе СЭД Правительства Государственное казенное учреждение «Служба единого заказчика» Забайкальского края подведомственно региональному Министерству строительства, дорожного хозяйства и транспорта. Учреждение обеспечивает осуществление Министерством государственных функций и государственных услуг в сфере дорожной деятельности и промышленно-гражданского строительства. До внедрения СЭД документооборот в ГКУ был организован по централизованной «бумажной» схеме. Точкой «входа» и «выхода» всех документов являлась приемная. Секретари регистрировали в бумажных журналах несколько видов корреспонденции: письма входящие и исходящие, служебные записки, протоколы и распоряжения исполнительных органов власти, доверенности, протоколы лабораторных испытаний, извещения. Контроль исполнения также был организован в «бумажном» формате. Входящие документы, подлежащие исполнению, доводились до сотрудников под роспись. Но контролировать исполнителей при таком подходе было сложно. Кроме того, существовали стандартные для бумажного документооборота проблемы – необходимость делать копии для всех сотрудников, задействованных в документных процессах, а также трудности с поиском нужных документов. На момент принятия решения о внедрении в организации СЭД у руководства и специалистов ГКУ уже было некоторое представление о возможностях систем электронного документооборота, так как в организации использовалось 1 рабочее место СЭД «ДЕЛО» Правительства региона. Напомним, что в Забайкальском крае более 10 лет функционирует Единая СЭД, в которой работают все органы власти субъекта, а для многих подведомственных учреждений реализована возможность доступа к общей БД Правительства. Автоматизация по максимуму в условиях бюджетных ограничений На старте проекта перед группой внедрения стояло несколько задач: 1. Перевести в электронный вид работу с договорами и другими документами, которые необходимо согласовывать с несколькими сотрудниками. 2. Организовать электронный архив для хранения всех этих документов с простыми и понятными принципами поиска. 3. Обеспечить средствами СЭД контроль сроков исполнения документов, ускорить процесс ознакомления с ними всех сотрудников. Проект требовалось реализовать в условиях достаточно узких бюджетных рамок, что определило специфику лицензирования приобретаемого программного обеспечения. Обеспечить возможность работы в СЭД максимальному количеству персонала учреждения позволили конкурентные лицензии. Кроме основного приложения, были приобретены опции «Сканирование без распознавания». Также закуплены лицензии на опцию «Электронная подпись и шифрование» и лицензии приложения «Мониторинг документов». Это приложение, разработанное «КС-Консалтинг», отслеживает новые события в системе «ДЕЛО» и уведомляет пользователя о них, причем оно работает и без запуска СЭД. Все работы – от обследования и настройки базы до ввода в эксплуатацию и обучения – заняли всего 2 месяца (сентябрь-октябрь 2020 года). Сотрудников разбили на несколько групп, исходя из их ролей при работе в СЭД. Отдельно обучались регистраторы и системные технологи, отдельно – обычные пользователи и руководство. В период авторского надзора все сотрудники под руководством специалистов «КС-Консалтинг» в течение 10 дней осваивали систему на практике. Что получилось: частично безбумажный документооборот, планы на внедрение ЭП и СЭВ для взаимодействия с Правительством В результате бюджетные ограничения не помешали решить задачи, озвученные на старте проекта. В частности, в электронный вид переведены следующие процессы: • регистрация документов; • ознакомление; • контроль исполнения; • согласование договоров, дополнительных соглашений, аукционной документации. Служебные записки с запросами информации между отделами также перевели в безбумажный вид. Приобретение опции «ЭП и шифрование» позволит учреждению начать постепенный переход от схемы «подпись на бумажном носителе и сканирование», заменив обычные подписи на электронные, а также использовать ЭП для подписания исходящих документов при работе с базой Правительства Забайкальского края. Также в планах ГКУ «Служба единого заказчика» Забайкальского края – наладить взаимодействие с Правительством через «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ) для автоматизации обмена документами между организациями-участниками электронного документооборота и для обеспечения прозрачности обработки документов.
:: Send to a Friend!

About Me

Компания ЭОС - ведущий разработчик систем управления документооборотом, электронными и бумажными архивами, бизнес-процессами и корпоративным контентом, лидер рынка СЭД/ECM-систем России и стран СНГ.

Links

Home
View my profile
Archives
Friends
Email Me
My Blog's RSS
Компания «Электронные Офисные Системы»

Friends

Entry 1 of 334
Last Page | Next Page

WebBlog.ru
counter
WebBlog.ru