ЭОС

• 7 September 2020 - Масштабирование СЭД «ДЕЛО» в ТФОМС ПК

В Территориальном фонде ОМС Приморского края компанией «КС-Консалтинг», партнером ЭОС на территории Западной и Восточной Сибири, завершен проект по масштабированию СЭД. 100% сотрудников ТФОМС, участвующих в документообороте, получили доступ в систему «ДЕЛО», внедрены дополнительные опции, увеличивающие эффективность использования СЭД, проведено обучение всех пользователей. В результате организация полностью отказалась от копирования документов, перевела в электронный формат работу с резолюциями и перешла на согласование исходящих и организационно-распорядительных документов с использованием электронной подписи. На старте проекта: «ДЕЛО» – база данных с доступом для делопроизводителей ТФОМС Приморского края» входит в систему органов, обеспечивающих населению доступ к бесплатной медицинской помощи через систему ОМС. Для выполнения этих задач ТФОМС принимает обращения граждан (по телефону, email, в бумажном формате), готовит ответы на эти обращения, а также обменивается документами с медицинскими учреждениями, страховыми компаниями и региональными министерствами. СЭД «ДЕЛО» на момент принятия в апреле 2020 года решения о ее масштабировании использовалась в учреждении для учета документов и в качестве электронного архива. Регистрация входящих велась централизованно в отделе делопроизводства. Конфиденциальная корреспонденция фиксировалась в журнале, где сотрудники расписывались за получение оригиналов. Обращения граждан по телефону и электронной почте регистрировались через «Контакт-Центр» (это единая база для всех региональных отделений, созданная приказом ФФОМС). В системе «ДЕЛО» работали 30 специалистов — все сотрудники отдела делопроизводства и по одному из других подразделений ТФОМС. Возможности согласования и контроля исполнения документов в СЭД не использовались. Согласование на бумаге требовало затрат времени и значительных ресурсов на копирование. Перед компанией «КС-Консалтинг» стояла задача в ходе масштабирования СЭД максимально перевести документооборот в безбумажный вид (чтобы сократить затраты времени и ресурсов на копирование и их согласование) и в целом оптимизировать документные процессы. Масштабируем СЭД дистанционно Проект – от обследования и настройки до этапа авторского надзора – занял около трех месяцев. Корректировки в график внесла пандемия коронавируса, из-за которой стали невозможны выезды сотрудников в другие регионы. Но богатый опыт компании «КС-Консалтинг» по дистанционному внедрению СЭД позволил провести подготовительные работы, обследование, установку базы данных и дополнительных опций удаленно. После смягчения карантинных мер, обучение более 100 пользователей провели уже непосредственно с выездом специалистов «КС-Консалтинг» к заказчику. Всего в ТФОМС автоматизировано 112 рабочих мест. Пользователи работают в СЭД через десктопный интерфейс или веб-приложение «ДЕЛО-Web». Кроме этого, используются 100 лицензий на опции «ЭП и шифрование» и «EOS Desktop Service». Также приобретены лицензии на приложение «Мониторинг документов». Это собственная разработка «КС-Консалтинг», которая помогает пользователю быть в курсе новых событий, не заходя непосредственно в СЭД. Для оцифровки бумажных экземпляров используются опции «Сканирование» и «Сканирование с распознаванием». Реализацию проекта значительно упростило то, что на момент внедрения практически все сотрудники ТФОМС уже использовали усиленные квалифицированные подписи. Это ускорило процесс перехода к электронному визированию и согласованию. Итоги: электронное согласование, резолюции, служебные записки и полный отказ от копирования В результате все сотрудники ТФОМС, участвующие в документообороте, получили рабочие места в СЭД и прошли обучение. Запущено электронное согласование исходящих и организационно-распорядительных документов с использованием ЭП на этапе визирования и подписания. ЭП используется для визирования документов постоянного срока хранения, а также для визирования и подписания документов временного срока хранения. Благодаря опции EOS Desktop Servise документы можно редактировать сразу в СЭД. Проекты некоторых документов автоматически регистрируются сразу после того, как на них проставлена подпись. Это позволило уйти от «ручной» регистрации через делопроизводителей, сократить цикл движения документа и затраты времени на документооборот. Работа с резолюциями полностью переведена в электронный формат: их составляют только в «ДЕЛЕ», без использования бумажных экземпляров. В электронный вид переведены служебные записки. Ранее их писали на бумаге, а затем регистрировали у делопроизводителя. Теперь сотрудник создает служебную записку в «ДЕЛЕ» и сразу отправляет ее руководителю. Прием обращений граждан, как и прежде, производится через «Контакт-Центр», так как это единая база для всех ТФОМС и отказаться от ее использования нельзя. Но ответы гражданам регистрируются в «ДЕЛЕ» с указание номера обращения, на которое дается ответ. Исходящие письма в лечебно-профилактические учреждения и страховые организации теперь готовят на бланках для визуализации штампа ЭП и отправляют по электронной почте. Форма бланка разработана специально для этого проекта специалистами «КС-Консалтинг». В перспективе ТФОМС Приморского края планирует увеличить количество пользователей СЭД внутри самой организации и приобрести по одному рабочему месту для медучреждений и страховых компаний, с которыми они чаще всего обмениваются документами. В планах также – внедрение дополнительных опций «Партионная почта», «Управление процессами» и модуля для работы в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), который позволит отказаться от использования рабочего места сторонней СЭД для взаимодействия с региональными министерствами. По такому принципу уже работает обмен с другими СЭД в Администрации Владивостока, где также внедрено «ДЕЛО». Кроме того, рассматривается возможность перехода на подписание с помощью ЭП документов постоянного хранения и дозакупка рабочих мест подсистемы «АРХИВНОЕ ДЕЛО».
:: Send to a Friend!

About Me

Компания ЭОС - ведущий разработчик систем управления документооборотом, электронными и бумажными архивами, бизнес-процессами и корпоративным контентом, лидер рынка СЭД/ECM-систем России и стран СНГ.

Recent Posts

ЭОС представит свои разработки на международной выставке CommunicAsia 2020: выходим на азиатский рынок
Специальное предложение для клиентов ЭОС от УЦ ITCOM
Движение - это жизнь, и мы двигаемся вперед и растем вместе с нашими заказчиками
«Осенний документооборот» Online Edition: о жизни в «цифровом мире» и преимуществах новой реальности
В многофункциональных центрах госуслуг, использующих АИС «МФЦ ДЕЛО» компании ЭОС, загранпаспорта будут оформлять через «Криптобиокабины»

Links

Home
View my profile
Archives
Friends
Email Me
My Blog's RSS
Компания «Электронные Офисные Системы»

Friends

Entry 6 of 319
Last Page | Next Page

WebBlog.ru
counter
WebBlog.ru